Cosa fa Segreteria AI
Ogni mese quasi una chiamata su tre arriva quando la tua agenzia è chiusa: sera, weekend, festivi. Sono tutti potenziali clienti che non riescono a raggiungerti e che spesso, poco dopo, chiamano un'altra agenzia.
Segreteria AI risponde al telefono quando tu non sei disponibile. Gestisce la conversazione con un assistente vocale, identifica l'immobile di interesse, raccoglie i dati del contatto e le informazioni utili per il ricontatto. Alla riapertura ritrovi tutto nel gestionale: un contatto qualificato, pronto per essere richiamato.
Segreteria AI non si limita a prendere un messaggio: è integrata nativamente con Immobiliare.it. Riconosce l'annuncio per cui l'utente sta chiamando, recupera in automatico i suoi dati se è già registrato, fa le domande giuste per pre-qualificarlo e ti restituisce tutto nel gestionale come contatto strutturato. Si appoggia sul Numero Smart (Telefono Smart) già attivo per la tua agenzia: è un servizio aggiuntivo che si innesta sopra, non lo sostituisce.
Come funziona una chiamata
Quando arriva una chiamata sul tuo Numero Smart e Segreteria AI è attiva, l'assistente vocale risponde al posto tuo, con voce naturale e conversazionale, presentandosi con il nome della tua agenzia.
- Risponde e si presenta a nome della tua agenzia, quando lo decidi tu.
- Capisce di quale immobile si parla e lo associa all'annuncio giusto del tuo portafoglio, poi raccoglie le informazioni essenziali: nome, telefono, esigenza, tempistiche.
- Ti consegna il riassunto della conversazione, pronto per il ricontatto.
Se l'utente non vuole rispondere a una domanda, l'assistente prosegue senza insistere; se pone domande fuori tema, non inventa: segnala che l'agenzia verificherà e lo riporta nel recap. Ricevi il riassunto nella Inbox del gestionale come contatto strutturato e via email, sulla notifica del Telefono Smart che arriva arricchita.
Che informazioni raccoglie per te
Le domande cambiano automaticamente in base al tipo di annuncio, e tu non devi configurare nulla.
Per un immobile in vendita: nome e recapito, tipo di esigenza e tempistiche, se deve vendere un altro immobile prima di comprare, se ha bisogno di un mutuo.
Per un immobile in affitto: nome e recapito, numero di inquilini e relazione tra loro, se hanno animali domestici, tempistiche desiderate.
Al ricontatto non parti più da zero: sai già chi ti ha cercato, per quale immobile e cosa vuole.
I benefici concreti
Senza Segreteria AI, il rientro in agenzia è una rincorsa: chiamate perse, numeri sconosciuti, nessun contesto. Con Segreteria AI apri il gestionale e trovi una coda ordinata di contatti già qualificati: per ognuno sai chi ha chiamato, a quale immobile è interessato, cosa cerca e quando preferisce essere ricontattato. Puoi dare priorità ai contatti più in linea con i tuoi obiettivi, invece di richiamare tutti alla cieca.
Ogni chiamata entra nella storia del cliente
Ogni chiamata gestita da Segreteria AI arriva nella Inbox come un contatto strutturato. Da quel momento diventa un Cliente, con tutto lo storico delle interazioni: messaggi ricevuti, richieste inviate, telefonate, note e appuntamenti. Al ricontatto sai se ti ha già scritto in passato, per quali immobili si è interessato, cosa cerca davvero. La relazione con il cliente continua nel tempo, non si esaurisce con la singola chiamata.
Domande frequenti
Cosa succede se l'utente riaggancia durante la chiamata?
Anche se l'utente riaggancia prima o durante la conversazione, la chiamata viene comunque registrata e il contatto arriva nella Inbox del gestionale, con l'indicazione che non c'è stata interazione. Nessuna chiamata viene persa: è lo stesso comportamento del Telefono Smart. Quando invece l'utente parla con l'assistente, il contatto arriva più completo.
Qual è la differenza tra "Solo fuori orario" e "Sempre attiva"?
Solo fuori orario: l'assistente risponde unicamente quando la tua agenzia è chiusa. Durante l'orario di apertura gestisci tu le chiamate. È la scelta per chi vuole continuare a rispondere di persona quando è aperto, senza perdere le chiamate di sera, weekend e festivi.
Sempre attiva: l'assistente risponde a tutte le chiamate, anche durante l'orario di apertura. Non gestisci più chiamate in diretta, ma trovi in Inbox tutti i contatti già qualificati. La scelta dipende da come preferisci lavorare.
La mia agenzia è chiusa nel weekend: come imposto gli orari?
Devi impostare gli orari di apertura nella sezione Sede del gestionale, indicando i giorni e le fasce in cui sei aperto. I giorni in cui non lavori (ad esempio sabato e domenica) vanno semplicemente lasciati senza orario di apertura: l'assistente considererà quei momenti come "fuori orario" e risponderà lui, se hai scelto la modalità "Solo fuori orario". Gli orari sono un riferimento operativo del servizio e sono il prerequisito per poterlo attivare in qualsiasi modalità.
Gli orari di apertura che imposto sono visibili al pubblico?
Sì. Gli orari che imposti nella sezione Sede sono visibili nella pagina della tua agenzia su Immobiliare.it. Sono gli stessi orari che Segreteria AI usa come riferimento per la modalità "Solo fuori orario": svolgono entrambe le funzioni. Impostali quindi in modo che rispecchino i tuoi orari reali di apertura al pubblico.
L'attivazione e la disattivazione sono immediate?
Sì. Segreteria AI si controlla dal gestionale con un selettore a tre stati (Off, Solo fuori orario, Sempre attiva), presente nel banner della dashboard di riepilogo e nella pagina Servizi telefonici. La modifica ha effetto in tempo reale: puoi cambiare modalità o tornare su "Off" in qualsiasi momento.
In quali lingue risponde l'assistente?
In italiano, inglese, tedesco e francese. Se l'utente inizia a parlare in una di queste lingue, l'assistente si adatta automaticamente.
Come si integra Segreteria AI con il Telefono Smart?
Segreteria AI si appoggia sul Numero Smart (Telefono Smart) della tua agenzia: risponde alle chiamate che arrivano su quel numero e ti restituisce il contatto qualificato nel gestionale. È un servizio che si aggiunge al Telefono Smart e ne potenzia l'uso.
L'assistente può gestire più chiamate contemporaneamente?
Sì. Ogni chiamata è gestita in modo indipendente, quindi il servizio può rispondere a più conversazioni nello stesso momento.