A cosa serve la sezione Utenti
Nella sezione Utenti, dentro le Impostazioni del gestionale, gestisci le persone che lavorano nella tua agenzia: chi c'è, che ruolo ha e come viene mostrato agli utenti di Immobiliare.it.
È anche il punto da cui tieni in ordine gli accessi nel tempo, che è meno banale di quanto sembri: le agenzie cambiano collaboratori, e ogni persona che non lavora più con te dovrebbe smettere di avere accesso ai tuoi dati.
Cosa vedi nella lista
Per ogni persona la lista mostra utente, ruolo, stato, telefono e se è visibile o meno sulla pagina agenzia.
Da qui puoi:
- aggiungere una nuova persona al team e assegnarle il ruolo
- modificare i dati di chi è già presente
- rimuovere chi non fa più parte dell'agenzia
- decidere chi mostrare sulla pagina agenzia su Immobiliare.it
Le modalità di utenza
Quando aggiungi una persona scegli la sua modalità di utenza, che sono quattro:
| Modalità | A chi è dedicata |
|---|---|
| Amministratore | chi gestisce l'agenzia: ha accesso completo, comprese le Impostazioni |
| Segreteria | il personale di segreteria |
| Agente | gli agenti immobiliari, è l'utenza standard |
| Responsabile Commerciale | ha permessi di modifica maggiori rispetto all'agente |
La differenza che conta davvero è una: solo l'Amministratore vede la sezione Impostazioni, e quindi è l'unico che può gestire gli utenti, i dispositivi collegati e i dati dell'agenzia. Gli altri ruoli lavorano su annunci e contatti, ma non toccano la configurazione.
⚠️ Tutti gli utenti vedono tutti gli annunci e tutti i contatti dell'agenzia. Non è possibile fare in modo che un agente veda solo i propri: la visibilità non è segmentabile per persona. Se ti serve distinguere chi segue cosa, lo strumento è l'agente assegnato all'annuncio, che è un riferimento, non un filtro di accesso.
Assegnare un agente a un annuncio
Ogni annuncio può avere un agente di riferimento, che diventa il contatto diretto per chi lo guarda sul portale.
Si assegna durante la pubblicazione: nello step 2, quello dei dati dell'immobile, scorri fino alla sezione Dati intermediazione e scegli la persona dal menu a tendina. Se l'agente non è ancora registrato, il pulsante accanto al menu ti permette di aggiungerlo al volo, senza uscire dal flusso.
Il percorso completo di pubblicazione è nella guida alla pubblicazione di un annuncio.
Perché conviene farlo. L'agente assegnato compare sull'annuncio come riferimento, quindi l'utente sa con chi sta parlando e ha un punto di contatto preciso invece di un'agenzia generica. Per il team è anche un modo per distribuire il lavoro in modo tracciabile: si sa a chi appartiene ogni immobile.
Chi riceve le notifiche
Vale la pena saperlo perché genera spesso confusione: alcune notifiche email arrivano solo all'utenza amministratore dell'agenzia, non a tutti i collaboratori e nemmeno all'agente assegnato all'annuncio. È il caso, per esempio, delle email di Match e Ricerche Attive.
Se un collega dice di non ricevere certe comunicazioni, prima di cercare un problema tecnico verifica con che utenza sta lavorando: nel gestionale quelle informazioni le vede comunque.
Tenere in ordine gli accessi
Due abitudini che costano poco e proteggono i dati della tua agenzia:
Un utente a testa. Ogni persona dovrebbe avere il proprio accesso, invece di condividerne uno tra più colleghi. Serve anche a te: con utenze separate sai chi ha modificato cosa, e puoi togliere l'accesso a una persona sola senza cambiare nulla per gli altri.
Quando qualcuno lascia l'agenzia, aggiorna subito la sua utenza. È il momento in cui è più facile dimenticarsene, ed è quello in cui conta di più: un accesso attivo di chi non lavora più con te resta una porta aperta sui tuoi annunci e sui tuoi contatti.
Domande frequenti
Dove trovo la sezione Utenti?
Nelle Impostazioni del gestionale, sezione Utenti. Da lì vedi tutte le persone della tua agenzia con il loro ruolo e il loro stato.
Come aggiungo una persona al team?
Dalla sezione Utenti, aggiungendo un nuovo utente e assegnandogli il ruolo.
Se ti serve solo per assegnarlo a un annuncio, puoi anche crearlo al volo durante la pubblicazione: nello step 2, alla sezione Dati intermediazione, il pulsante accanto al menu a tendina ti permette di registrarlo senza uscire dal flusso.
Dove trovo "Dati intermediazione"?
Nello step 2 del flusso di pubblicazione, quello dei dati dell'immobile: scorri la pagina fino alla sezione Dati intermediazione. È lì che scegli l'agente di riferimento dell'annuncio.
Quali modalità di utenza posso scegliere?
Quattro: Amministratore (accesso completo, comprese le Impostazioni), Segreteria, Agente (l'utenza standard) e Responsabile Commerciale, che ha permessi di modifica maggiori rispetto all'agente.
Che differenza c'è tra i ruoli?
La distinzione principale è l'accesso alle Impostazioni: solo l'Amministratore le vede, quindi è l'unico che può gestire utenti, dispositivi collegati e dati dell'agenzia.
Sugli annunci e sui contatti, invece, i ruoli lavorano in modo simile: la differenza sta nei permessi di modifica, non in cosa possono vedere.
Posso fare in modo che un agente veda solo i propri annunci e non quelli dei colleghi?
No. Tutti gli utenti dell'agenzia vedono tutti gli annunci e tutti i contatti, e la visibilità non è segmentabile per persona.
Se il tuo obiettivo è tenere traccia di chi segue quale immobile, lo strumento giusto è l'agente assegnato all'annuncio: è un riferimento organizzativo e per l'utente che guarda l'annuncio, non un filtro sugli accessi.
Come modifico i dati di un agente?
Dalla sezione Utenti, aprendo la persona che vuoi aggiornare. Da lì modifichi le sue informazioni e decidi se mostrarla sulla pagina agenzia.
Come faccio a mostrare o nascondere un collaboratore sulla pagina agenzia?
È un'impostazione della singola utenza, nella colonna Pagina agenzia della lista Utenti: decidi persona per persona chi compare sul profilo pubblico della tua agenzia su Immobiliare.it.
Un collaboratore ha lasciato l'agenzia. Cosa devo fare?
Aggiorna la sua utenza dalla sezione Utenti, rimuovendola o disattivandola.
Conviene farlo subito: finché l'utenza resta attiva, quella persona continua ad avere accesso agli annunci e ai contatti della tua agenzia. È anche il motivo per cui è preferibile che ogni collaboratore abbia il proprio accesso invece di condividerne uno: così ne togli uno solo senza toccare gli altri.
Perché un mio collega non riceve le email di notifica?
Perché alcune notifiche arrivano solo all'utenza amministratore dell'agenzia, non a tutti i collaboratori né all'agente assegnato all'annuncio. Succede per esempio con le email di Match e Ricerche Attive.
Non è un malfunzionamento: nel gestionale quelle informazioni restano visibili a tutti, cambia solo chi riceve l'avviso via email.
Conviene assegnare un agente a ogni annuncio?
Sì. L'agente assegnato compare sull'annuncio come riferimento diretto, quindi chi è interessato sa con chi parla invece di rivolgersi a un'agenzia generica. Per il team è anche il modo più semplice per tenere traccia di chi segue quale immobile.